9点注意事项，揭秘Excel高手数据录入的原则，提高效率不加班

看完今天这篇文章，无需学习任何函数，你的Excel水平也会有明显的提升
昨天一个学员给我发了一个表格，打开后我瞬间就无语了，几乎所有的坑都被他踩了一遍：合并单元格、数据带单位、空格占位、颜色做标记本来几分钟就能搞定的问题，硬生生搞了半个小时，做到最后，我觉得很有必要跟大家重申下：Excel究竟应该如何录入数据，什么样的数据的便于进行数据统计的

首选一维表

在Excel中录入数据，首选一维表格，因为所有的函数，透视表等数据处理工具，都是一维表进行编写的，那么什么是一维表呢？
我们可以将Excel看做是一个平面，一个平面是有2个维度的，所以Excel表格也是最多只有2个维度，而根据这2个维度，可以拆分出2种图表类型
一维表格：仅仅只需通过首行或者首列一个表头字段来进行数据阅读的表格
二维表格：需要通过首行与首列2个字段进行数据阅读的表格，具体如下图所示
下面这2个表格，展示的数据是一模一样的，1维表便于进行数据统计，但是会占据更多的空间，2维表不利于数据统计，会占据更少的空间，所以它更适合用于数据展示

2.禁止录入单位

这是很多人都喜欢，甚至是习惯犯的一个错误
如果将单位连同数据录入到单元格中，单元格的格式就是【文本格式】，文本格式是不能直接进行【加减乘除】四则运算的。
这样的数据直接计算会是一个错误值，我只有将单位都替换掉后才能正常计算
建议：如果必须录入单位，可以考虑将单位录入在表头，不影响计算

3.同列同格式

一列数据，格式必须一致，不然真的是离了个大谱，我拿到的数据，居然把【吨、千克、克】这三个单位录入到了一列，光分离单位就用了好久。
还有就是如果同一列数据格式不同，这个错误也是很难被发现的
如下图所示，【成绩】这一列有3个数字它们的格式是【文本格式】，使用sum函数对【成绩】和，【文本格式的数字】是不会参与运算的，这样就会得到错误的结果。

4.禁止录入空格

对齐名称，不要再使用空格了，查找错误就得掉好几根头发
如果你使用空格进行数据对齐，在使用函数进行数据统计的时候，往往会找不到结果，这是因为【鲁班】跟【鲁班】它们是不相等的，所以就会匹配不到结果
在Excel中两个数据相等必须是它们的【值】与【格式】都相等，Excel才会认为它们是相等的
如果数据中存在空格，删除也非常简单，只需按下快捷键Ctrl+H调出替换，在【查找内容】中输入一个空格，直接点击【全部替换】即可

5.禁止合并单元格

合并单元格，可以说是数据统计的毒瘤，它会造成单元格的缺失，得到的结果往往是错误的。取消规整的合并单元格很简单，但是你的表格如果是一些【奇形怪状】的合并单元格，这个真的只能自求多福了！
首先需要把合并单元取消掉，随后按下【Ctrl+G】调出定位点击【定位条件】选择【空值】然后点击确定，然后在【编辑栏】中输入一个等于号，点击下第一个姓名，按下快捷键【Ctrl+回车】就能实现批量填充

6.其他规则

以上列举的是5个比较常见的错误方式，以下4点大家也需要注意下
1.避免出现1类1表的情况，相同类型的数据都录入在一个表格，就用进行数据汇总了
2.不要使用颜色标记数据，可以新增一列数据，在这一列中进行数据标记，方便统计
3.多个相关Sheet，格式应该保持一致，方便进行数据汇总与批量引用
4.表格牵扯人员较多，应该设置【数据验证】规范数据录入格式，避免大范围出错
以上9点就是我们现在能想到的数据录入的注意事项，你有什么需要补充的吗？

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